home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Dr. Windows 3 / dr win3.zip / dr win3 / DATABASE / EHI10.ZIP / EHI.HLP < prev    next >
Text File  |  1993-08-30  |  20KB  |  649 lines
  1. ***1
  2. INTRODUCTION
  3.  
  4. Essential Home Inventory is the premier 
  5. software available for intelligently managing 
  6. personal and household inventory. This 
  7. program uses the same data management engine 
  8. as Collect!, which was nominated for a 1993 
  9. Shareware Industry Award. Not only is 
  10. Essential Home Inventory flexible, it is
  11. blindingly fast and simple to use. You'll be
  12. surprised just how much you don't know about 
  13. what you own until you've worked with it.
  14.  
  15. You can not only properly catalogue and 
  16. manage the data, you can also use the 
  17. financial capabilities for insurance reports 
  18. and to determine which items you own that 
  19. deserve special attention. You can also use 
  20. it for estate planning.
  21.  
  22. ***2
  23. USES
  24.  
  25. Essential Home Inventory is usable for 
  26. any custom inventory you can imagine. This
  27. is accomplished by using templates that you 
  28. create to tailor Essential Home Inventory to 
  29. work with any particular data. You can 
  30. create and use as many templates as you like.
  31.  
  32. You can also use Essential Home Inventory 
  33. for  maintaining mailing lists and employee 
  34. records. ESSENTIALLY, the program can be 
  35. tailored by you for a wide variety of uses.
  36.  
  37. ***3
  38. MULTIPLE COPIES
  39.  
  40. Essential Home Inventory uses the Windows 
  41. environment to the maximum, supporting 
  42. graphics (pictures) and text. The registered 
  43. version supports drag and drop techniques. 
  44. Supported in all versions is the ability to 
  45. run more than one copy at the same time. Do 
  46. you run a small business? With Essential Home 
  47. Inventory you can put a copy on screen with 
  48. customer names, a copy of used inventory, a 
  49. copy of new inventory -- and so on... And
  50. with Essential Home Inventory being lightning 
  51. fast you never have to wait to find things. No
  52. doubt you'll find uses for Essential Home 
  53. Inventory we didn't think of!
  54.  
  55. ***5
  56. RECOMMENDATIONS
  57.  
  58. The graphics/picture addenda doesn't have
  59. to hold pictures -- if you have a scanner
  60. you can use it for a variety of purposes.
  61. For instance, you can scan in images of
  62. receipts, drawings, or closeup photos of
  63. special markings.
  64.  
  65. ***6
  66. SPECIFICATIONS
  67.  
  68. Number of data files -- unlimited
  69. Number of Templates -- unlimited
  70. Number of User Defined Fields -- 10
  71. Number of User Defined Lists -- 1
  72. Field Definitions -- TEXT or NUMERIC
  73. Number of instances -- Defined by Win3
  74. Number of records / file -- 5000
  75. Graphics data types -- *.WMF, *.BMP
  76. Graphics supported colors -- 256
  77. Text Addenda Size Limit -- 30k
  78. Pick List data entries -- 5000
  79. Export Format -- comma delimited *.CSV
  80.  
  81. ***7
  82. WHAT'S A TEMPLATE?
  83.  
  84. A template allows you to tailor the data
  85. you work with for a particular purpose.
  86.  
  87. Each template has a series of fields that
  88. are user defined: you can set each one to
  89. accept text or numeric data and give it a
  90. meaningful name, such as "YEAR BOUGHT."
  91. In any given inventory there is also at 
  92. least one categorisation that is used above 
  93. all others. You also have a pick list  that 
  94. you can set up to use for a category 
  95. definition as a part of the template. The 
  96. pick list allows you to create a built in 
  97. list so that it is not necessary to type in 
  98. redundant data (such as "electronics 
  99. equipment") for each field.
  100.  
  101. ***8
  102. EDITING/CREATING TEMPLATES
  103.  
  104. To edit a template, choose the OPTIONS
  105. menu item and then CREATE a new one or
  106. EDIT an existing one. You may wish to
  107. EDIT first so that you can see how we
  108. created some of the Collect! examples.
  109. Essentially, the text boxes for each of
  110. the user-defined fields allow you to name
  111. the field, and the option buttons allow
  112. you to specify the type of data for the
  113. field. To edit the main category pick
  114. list, enter text in the box above the
  115. list and click the ADD button. Clicking
  116. the DELETE button deletes the item seen
  117. in the dropdown list window. You may name
  118. any field a name that is up to 35
  119. characters. If you choose to SAVE the
  120. template and a data field is over 35
  121. characters in length, you will be warned
  122. that you have an invalid field name. Any
  123. field that does not have a name will not
  124. be seen on the main screen or be part of
  125. the data set.
  126.  
  127. ***11
  128. CHOOSING FIELDS
  129.  
  130. Each valid field for the current template
  131. will have a checkbox next to it. Checking
  132. the checkbox will cause a data entry
  133. window to appear. If the data field is
  134. numeric, you can choose the relationship
  135. you want to search for: Matching, Less
  136. Than, Greater Than, or Range. Just enter
  137. the criteria in the appropriate box(es)
  138. and choose OK. For instance, if you want
  139. to look for all items that cost over $55
  140. you would check the PRICE PAID checkbox,
  141. choose GREATER THAN, and enter 55 in the
  142. text box. Text data fields are searched
  143. as MATCH only, and you can check the CASE
  144. IGNORE box to avoid problems with not
  145. remembering if you capitalised letters in
  146. each data field you're searching in.
  147. Choosing a checkbox that has already been
  148. checked will uncheck it and clear it.
  149.  
  150. ***12
  151. DECIDING HOW TO SEARCH
  152.  
  153. All searches use an inferred AND. You can 
  154. search for seemingly impossible criteria: 
  155. you can look for all ELECTRONICS items 
  156. bought (WHEN BOUGHT) before 1987 with a 
  157. PRICE of more than $50 and so on, and that
  158. is an example from the supplied template. 
  159. You can also create your own templates and
  160. searches are just as fast.
  161.  
  162. ***14
  163. WHY TEXT IS "MATCH" ONLY
  164.  
  165. When a text search is intiated, the program
  166. checks for the existence of the specified
  167. text at any place in the field that is
  168. being searched, not just at the beginning
  169. of the field. For instance, if you were
  170. looking for LABS in a field that had
  171. ALSTON SOFTWARE LABS in it, it would be
  172. deemed as a match. This is a very clean
  173. and efficient way to search through text,
  174. and is especially useful when you cannot
  175. remember remember ALL of the text that
  176. you placed in EACH data field. Searching
  177. for LESS THAN or GREATER THAN would not
  178. produce usable results, therefore text is
  179. searched as a match only.
  180.  
  181. ***15
  182. CLEAR BUTTON
  183.  
  184. When you choose this, any checked data
  185. fields are unchecked, all data that has
  186. been accumulated to do a search with is
  187. also cleared (i.e. you'd need to re-enter
  188. any search parameters), and the menu
  189. items related to search-found data are
  190. disabled. Basically, you are removing any
  191. references to data you have already found
  192. or were about to look for.
  193.  
  194. ***16
  195. DONE BUTTON
  196.  
  197. This selection simply hides the Search
  198. Window and removes it from view. If you
  199. choose to open the window again from the
  200. main menu, it will appear in the same
  201. state as when you saw it last. You can
  202. also minimize the search window and put
  203. it on your desktop.
  204.  
  205. ***17
  206. SEARCH BUTTON
  207.  
  208. This button is what actually initiates a
  209. search. Each data field is tested to see
  210. if it is checked and contains valid data
  211. to search for. When the search finishes,
  212. the scroll bar is enabled and the number
  213. of records found is shown. If no records
  214. are found, the scroll bar is disabled and
  215. you'll see "None" listed where it shows
  216. how many records were found. Assuming
  217. that there were found records, the scroll
  218. bar can be manipulated and the found
  219. records are presented in the main window.
  220. The main window scroll bar also changes
  221. with each record. You have the option of
  222. switching between the two windows to do
  223. any work you need. It's best to overlay
  224. the two windows so that the data fields
  225. are uncovered; you can watch the chnages
  226. this way. Certain Menu items (mostly in
  227. the FIND menu) are also enabled for file
  228. level manipulation of the found data.
  229.  
  230. ***18
  231. FILE MANAGEMENT OVERVIEW
  232.  
  233. Not only are searches flexible, there are a 
  234. number of options you have as to what to do 
  235. with the data. Sometimes things happen that
  236. are unexpected and the job of Essential Home
  237. Inventory is to help you prepare for this.
  238. For example, a local newspaper article had a
  239. story in it about a lady who awoke at 3 AM 
  240. to find a wrecked car in her living room. In
  241. another story a family had a tree fall onto
  242. the garage in a storm, ruining everything 
  243. in the garage.  
  244.  
  245. To this end Essential Home Inventory is
  246. equipped to handle most any need. Once
  247. you have found data by searching, you can
  248. take it out of the present file and put
  249. it into a completely separate file